Responsable administratif.ve Direction des Formations

Le·a responsable administratif·ve rejoindra un des piliers de l’établissement, au cœur des activités de l’INSA, à savoir la direction des formations qui est une équipe déjà constituée de 20 personnes réparties en quatre pôles et services, tous sous la responsabilité de la directrice déléguée des formations. Les entités constituant la direction des formations (DirFor) sont : le service Scolarité, le Pôle Alternance, le Pôle Santé et la Cellule Pédagogique.

La personne recrutée travaillera en symbiose avec la directrice déléguée des formations et viendra renforcer une équipe dynamique au service des étudiants et personnels de l’INSA, qui travaille en forte collaboration avec tous les services de l’établissement.

Activités principales :

• En parfaite collaboration avec la directrice déléguée des formations et dans le respect du périmètre décisionnel de celle-ci : organiser, coordonner et superviser le fonctionnement régulier et continu des pôles et services de la DirFor. Mettre en œuvre un plan d’action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés,

• Mobiliser et coordonner ces moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la DirFor,

• Réaliser des entretiens professionnels, valider les congés des équipes, selon une répartition établie par la directrice des formations,

• Assister et conseiller la directrice déléguée des formations et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes,

• Établir et proposer le budget, contrôler et analyser sa répartition et son exécution,

• Piloter des projets d’évolution technique de la Dirfor (logiciel PEGASE etc.),

• Participer à la préparation des audits de la DirFor (CTI notamment) et assurer la mise en œuvre des recommandations,

• Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes,

• Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation, la production et les moyens de la DirFor,

• Participer à la démarche qualité de la direction des formations,

• Suivre et analyser les indicateurs et les tableaux de bord en lien avec les formations, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler les résultats par projets,

• Assurer une veille stratégique, identifier et proposer des pistes nouvelles, assurer une veille sur les sources potentielles de financement et les évolutions réglementaires,

• Rédiger les contrats et les conventions en lien avec les formations, en collaboration avec les partenaires extérieurs et contribuer au développement des partenariats,

• S’assurer du relais des informations en interne,

• Contrôler l’application des règles et procédures administratives.