L’INSA Rennes est la plus importante école publique d’ingénieurs de Bretagne. 2040 étudiants et apprentis y sont accueillis. Plus de 340 ingénieurs, 60 étudiants de masters et 40 docteurs y sont diplômés par an. Composé de 9 départements d’enseignement, dont 7 de spécialités d’ingénieurs et 1 par apprentissage, et tutelle de 6 laboratoires de recherche, l’INSA emploie environ 540 agents publics (enseignants chercheurs, enseignants, BIATSS) et plus de 70 vacataires venant des entreprises.
L’assistant·e de direction sera avant tout chargé·e de missions logistiques, administratives et techniques pour le compte du directeur et le cas échéant d’autres membres de la direction.
Il·elle sera chargé·e des missions suivantes :
assurer l'assistance technique, logistique et administrative du directeur de l’INSA
assurer un appui à la gestion courante à la direction générale des services, en partenariat avec l’autre assistante du service
définir et mettre en œuvre des procédures de gestion facilitant le traitement de l'information interne et externe.
Activités :
1-Organiser l'activité professionnelle du directeur :
gestion des agendas et prises de rendez-vous
planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences et colloques)
aide à l’organisation de réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers, convocations, etc.), notamment à l’équipe de direction
accueil physique et téléphonique des interlocuteurs en les renseignant et orientant
suivi et gestion du courrier entrant et sortant
classement et archivage des dossiers.
2-Appui à la direction générale et à la direction générale des services :
aide à l'organisation du conseil d’administration dans sa préparation (organisation du bureau, envoi des convocations, préparation du support, coordination des interventions, mise à disposition des documents, etc.) et dans son suivi (rédaction des PVs, diffusion des documents, etc.) ;
rédaction et mise en forme de supports d’animation et de présentation en format papier et électronique (notes, synthèses, rapports, dossiers documentaires, comptes rendus, présentations powerpoint)
appui à l'organisation des réceptions et événements
mise à jour de fichiers de données et de contacts.
L’assistant·e du directeur aura une solide maîtrise de l'organisation administrative, avec une capacité à gérer efficacement les emplois du temps, les réunions et les correspondances.
Une connaissance de l’environnement de l'enseignement supérieur et à la recherche serait un atout considérable. De plus, une excellente communication écrite et orale est essentielle pour interagir avec les divers membres de la communauté éducative, y compris les étudiant·es, les enseignant·es-chercheur·euses et le personnel administratif. Une aptitude à travailler de manière autonome tout en faisant preuve de collaboration est également cruciale dans un environnement dynamique et évolutif tel que celui d'une école d'ingénieurs. Enfin, une attitude professionnelle, discrète et proactive est nécessaire afin d’assister efficacement le directeur et contribuer au bon fonctionnement de l'école.
Connaissances requises :
Modes de fonctionnement des administrations publiques, de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche
Techniques de secrétariat : assistance téléphonique, gestion d’agendas, prise de note, secrétariat d’instances etc.
Une très grande maitrise du français, écrit et parlé, est attendue de l’assistant·e de direction.
Techniques d'élaboration de documents
Culture numérique : maitrise et/ou appétence pour les outils collaboratifs, techniques de communication sur les outils Teams et intranet/ENT
Compétences opérationnelles :
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Créer et mettre à jour des fichiers contacts partenaires
Maitrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et bureautiques (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, gestion électronique de documents, parapheurs électroniques, suite Office etc.)
Mettre en œuvre une démarche qualité
Qualités :
Sens de l'organisation
Proactivité
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Confidentialité et discrétion
Constitution du dossier :
Les candidatures (lettre de motivation et CV) seront examinées au fil de l'eau.
Contractuel en CDD 36 mois ou titulaire
Démarrage du contrat début juin.
Rémunération sur la grille des techniciens ITRF + prime
45 jours de congés annuels + RTT possible selon rythme horaire
Contact : Émilie Armand